Veri Envanteri ve Haritalama

Kişisel veri işleme envanteri, şirketinizin hangi kişisel verileri hangi amaçla ve hangi hukuki sebebe dayanarak işlediğini, kimlere aktardığını ve ne kadar sakladığını gösteren temel uyum belgesidir. Şirketinizin envanterini birimlerinizle birlikte sıfırdan çıkarıyor ya da mevcut envanterinizi bugünkü süreçlerinize göre güncelliyoruz. Veri akışlarını da haritalayarak hangi verinin hangi sistemde durduğunu ve nereye gittiğini görünür hâle getiriyoruz.

Kişisel Veri İşleme Envanteri nedir?

Kişisel veri işleme envanteri, veri sorumlusunun iş süreçlerinde yürüttüğü veri işleme faaliyetlerini gösteren kayıttır. Her faaliyeti işleme amacı, hukuki sebep, veri kategorisi, veri konusu kişi grubu ve alıcı grubuyla eşleştirir. Ayrıca azami saklama sürelerini, yurt dışına aktarılan verileri ve alınan güvenlik tedbirlerini ortaya koyar. Tanımı Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik’te yer alır.

Envanter; VERBİS bildirimlerinin, aydınlatma metinlerinin, saklama ve imha politikasının ve yurt dışı aktarım değerlendirmelerinin dayanağıdır. Envanteri gerçeği yansıtmayan bir şirketin bu belgeleri de gerçeği yansıtmaz.

Veri haritalama nedir, envanterden farkı ne?

Envanter “hangi veri, neden, ne kadar süre” sorularını tablo hâlinde yanıtlar. Veri haritalama ise verinin şirket içinde ve dışında izlediği yolu gösterir: hangi formdan girdiğini, hangi sistemlerde (ERP, CRM, bordro, bulut hizmetleri) tutulduğunu, hangi birimlerin eriştiğini ve hangi tedarikçilere aktarıldığını. Harita, bir veri ihlali yaşandığında hangi verilerin etkilendiğini hızla tespit etmeyi sağlar. Yurt dışına aktarımların eksiksiz belirlenmesini de kolaylaştırır.

Kapsam

Envanterin sıfırdan oluşturulması ya da mevcut envanterin güncellenmesi
Birim bazında süreçlerin ve veri akışlarının haritalanması
Her işleme faaliyeti için amaç ve hukuki sebep eşleştirmesi
Saklama sürelerinin belirlenmesi
VERBİS kaydının envanterle uyumlu hâle getirilmesi

Nasıl Çalışıyoruz

Birim yöneticileriyle görüşmeler ve süreç soru formları
Kullanılan sistemlerin, tedarikçilerin ve veri akışlarının haritalanması
Envanter tablosunun hazırlanması: amaç, hukuki sebep, veri kategorisi, alıcı, süre, tedbir
Hukuki sebebi olmayan işlemelerin, gereğinden uzun saklamanın ve benzeri risklerin raporlanması
Envanterin teslimi ve güncel tutulma yönteminin belirlenmesi

Ekip

Ali Gül Kurucu Ortak

Buse Yüceer Avukat

Burcu Kulotu Avukat

Sık Sorulan Sorular

Kişisel veri işleme envanteri hazırlamak zorunlu mu?

VERBİS'e kayıt yükümlüsü veri sorumluları için zorunludur. Kayıt yükümlüsü olmayanlar için yazılı bir zorunluluk yoktur. Ancak aydınlatma yükümlülüğü, hukuki sebebin belirlenmesi ve veri güvenliği tedbirleri envanter olmadan pratikte yerine getirilemez.

Envanter ile VERBİS kaydı aynı şey mi?

Hayır. VERBİS'e bildirilen bilgiler envanterden türetilir. Envanter ise çok daha ayrıntılıdır ve şirket içinde tutulur.

Envanter ne sıklıkla güncellenmeli?

Mevzuatta belirli bir süre yok. Yeni bir süreç, sistem ya da tedarikçi eklendiğinde güncellenmeli ve en az yılda bir gözden geçirilmelidir.

Envanter hazırlığına hangi birimler katılır?

Kişisel veriye dokunan her birim katılır: genellikle insan kaynakları, satış ve pazarlama, satın alma, muhasebe, bilgi teknolojileri ve idari işler.

Bu hizmet hakkında görüşmek ister misiniz? Bizimle bir görüşme planlayın, ilk görüşme ücretsizdir.

Görüşme Planla