Çalışanların Kişisel Verileri

Diğer adları: Çalışan Verileri, Özlük Dosyası, İK Verileri, Aday Verileri, Employee Data

Kısaca

İşverenin işe alımdan iş ilişkisinin sona ermesine kadar çalışanlara ve adaylara ait kişisel verileri KVKK'ya uygun olarak işleme, saklama ve imha etme yükümlülüğü.

İşveren, iş ilişkisinin her aşamasında çalışanların ve adayların kişisel verilerini işler: özgeçmişler, kimlik ve iletişim bilgileri, bordro ve banka bilgileri, performans değerlendirmeleri, sağlık raporları, giriş-çıkış kayıtları ve özlük dosyası belgeleri. Bu işleme faaliyetleri 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (KVKK) tabidir.

Hukuki Sebepler

Çalışan verilerinin büyük bölümü şu işleme şartlarına dayanır:

İş sözleşmesinin kurulması ve ifası (ücret ödemesi, izin takibi),
İşverenin hukuki yükümlülüğü (vergi, sosyal güvenlik, iş sağlığı ve güvenliği mevzuatı),
İşverenin meşru menfaati (performans yönetimi, işyeri güvenliği).

İş ilişkisindeki güç dengesizliği nedeniyle çalışandan alınan açık rıza, rızanın özgürce verilip verilmediği bakımından tartışmalıdır; bu nedenle mümkün olan durumlarda başka bir işleme şartına dayanılmalıdır.

Özel Nitelikli Veriler

Sağlık raporları, biyometrik veriler (parmak izi ile giriş sistemleri), sendika üyeliği ve sabıka kaydı özel nitelikli kişisel veridir ve daha sıkı kurallara tabidir. İş sağlığı ve güvenliği mevzuatının gerektirdiği sağlık verileri işlenebilir; ancak bu verilere erişim işyeri hekimi gibi sınırlı kişilerle kısıtlanmalıdır.

Aydınlatma ve Envanter

Çalışanlar ve adaylar için ayrı aydınlatma metinleri hazırlanmalı; hangi verilerin hangi amaçla işlendiği kişisel veri envanterinde gösterilmelidir. Çalışan verilerinin bordro sağlayıcıları, sigorta şirketleri ve grup şirketleriyle paylaşımı ayrıca değerlendirilmelidir.

Saklama ve Ayrılış

Özlük dosyası belgeleri, iş ilişkisinin sona ermesinden sonra zamanaşımı süreleri ve sosyal güvenlik mevzuatındaki süreler boyunca saklanabilir; süre dolunca imha edilmelidir. İşten ayrılan çalışanın kurumsal e-posta hesabının başka bir çalışana açılması da ayrı bir değerlendirme gerektirir; ayrıntılar için İşten Ayrılan Çalışanların Kurumsal E-posta Geçmişleri başlıklı yazımıza bakabilirsiniz. Çalışanların izlenmesi için bkz. Çalışan İzleme.

Sık Sorulan Sorular

İşe alımda adaylardan sağlık raporu istenebilir mi?

Sağlık verileri özel nitelikli kişisel veridir. İş sağlığı ve güvenliği mevzuatının gerektirdiği işe giriş muayenesi gibi hâller dışında sağlık verisi talep edilmesi ölçülülük ilkesine aykırı olabilir.

İşe alınmayan adayların özgeçmişlerini ne kadar saklayabiliriz?

İşe alım süreci için gereken süre kadar saklanabilir. Adayın ileride başka pozisyonlar için değerlendirilmesi amaçlanıyorsa bu konuda aday aydınlatılmalı ve süre makul tutulmalıdır.

← Tüm Kavramlar