İç Soruşturma

İç soruşturma, bir şirketin, çalışan veya yöneticilerinin hukuka ya da şirket kurallarına aykırı olabilecek eylemlerini kendi bünyesinde incelemesidir. Bir ihbar, denetim bulgusu, müşteri şikâyeti veya resmi bir soruşturma sonrasında başlatılır. Amaç, olayın ne olduğunu, kimin sorumlu olduğunu ve şirketin hangi riskle karşı karşıya bulunduğunu ortaya koymaktır.

Süreç

1. Kapsam ve ekip: Soruşturmanın konusu, yürütecek ekip (hukuk, uyum, iç denetim, dış avukat ve adli bilişim uzmanı) ve raporun kime sunulacağı belirlenir.
2. Delillerin korunması: E-postalar, belgeler, cihazlar ve sistem kayıtları silinmeden korunur; dijital deliller adli bilişim yöntemleriyle imaj alınarak kopyalanır.
3. Belge ve veri incelemesi: Yazışmalar, muhasebe kayıtları ve sistem logları incelenir.
4. Görüşmeler: Tanıklar ve ilgili çalışanlarla görüşülür; ilgili kişiye iddialar bildirilerek savunması alınır.
5. Rapor ve aksiyon: Bulgular, sorumluluk değerlendirmesi ve öneriler raporlanır; disiplin, iş akdi, hukuki ve cezai adımlar belirlenir.

Hukuki Dikkat Noktaları

• Kişisel veriler: Soruşturma kapsamında işlenen veriler kişisel veri niteliğindedir. İşleme, çoğunlukla meşru menfaat veya bir hakkın tesisi ve korunması şartına dayanır; veri minimizasyonu ve aydınlatma kurallarına uyulmalıdır. Bkz. Çalışan Kişisel Verileri ve İzleme.
• Delillerin hukuka uygunluğu: Hukuka aykırı yollarla elde edilen deliller yargılamada kullanılamayabilir ve ayrıca suç oluşturabilir.
• İş hukuku: Haklı nedenle fesih, öğrenmeden itibaren altı iş günü içinde yapılmalıdır. Geçerli nedenle fesihte çalışanın savunmasının alınması gerekir; bkz. Fesihte Savunma Alınması.
• Avukat-müvekkil gizliliği: Soruşturmanın avukat tarafından yürütülmesi, yazışmaların ve raporun gizliliğinin korunmasına yardımcı olur.
• Resmi makamlar: Bulgular bir suçu gösteriyorsa şirket şikâyet hakkını kullanabilir, ceza dosyasında katılan olabilir. Rekabet hukuku ihlallerinde pişmanlık programı seçeneği değerlendirilebilir.

İç soruşturma mekanizmasının varlığı, tüzel kişilere idari para cezası riskine karşı şirketin özen gösterdiğinin de önemli bir kanıtıdır. Etik ihbarların toplanması için bkz. Etik Bildirim Hattı.